Overzicht
Effectieve projectstatus rapporten zijn de beste manier om uw stakeholders in lijn te houden en in de loop tijdens de voortgang van het project. Deze high-level updates proactief laat uw team weten of een project op de rails, in gevaar, of naast de baan-, zodat u kunt natuurlijk corrigeer indien nodig te raken uw deadlines elke keer. Leer hoe u de projectstatus rapporten te maken in een paar eenvoudige stappen, plus uitchecken een sjabloon die u meteen kunt gebruiken.
Het is het einde van de week en ben je daar weer: dat ze zich door een verscheidenheid aan spreadsheets, e-mails en tools om samen patch een update van hoe uw project aan het doen is.
Rapportage over de status van het werk is van cruciaal belang voor het houden van uw team op dezelfde pagina, proactief identificeren van risico's, en blijven op schema en binnen het budget. Maar handmatig samenstellen van deze informatie uit verschillende bronnen is een van de grootste oorzaken vanWerk over het werk-busywork dat in de weg van uw betekenisvolle, high-impact taken.
In plaats van deze informatie handmatig montage, gebruik dan een project statusrapport template om dit proces te stroomlijnen voor u. Op die manier hoeft u minder tijd te besteden aan onnodige verzamelen van gegevens en meer tijd aan werk dat zaken.
Of u nu klaar voor uw allereerste project statusrapport of je bent op zoek naar een beter systeem dan degene die u momenteel gebruikt, is dit artikel zal u door wat een voortgangsrapport is, hoe je kunt een te bouwen, en hoe Status use project rapporteert aan uw project deadlines hit op tijd, elke keer. Hier is hoe.
Wat is een projectstatusrapport?
Project statusrapporten zijn tijdige updates over de voortgang van uw projecten. bondig geschreven, project rapportages bieden op hoog niveau informatie over de voortgang van het project, zodat de teamleden krijgen op één oogopslag inzicht in wat er gebeurt binnen het project. Met een tijdige statusrapport, kunt u ervoor zorgen dat uw hele project team en cross-functionele stakeholders te begrijpen wat er op het goede spoor, wat is geblokkeerd, en wat er komen volgende.
Regelmatig het delen van project statusrapporten is belangrijk omdat ze helpen u allen te houdenProject stakeholdersin de lus en afgestemd op de manier waarop uw project vordert. Zij beantwoorden de vragen die iedereen heeft voordat teamleden hebben zelfs een kans om hen te vragen. Ze tonen en vertel je team dat je op het goede spoor, waardoor u (en iedereen) er vertrouwen in.
Hoe vaak je deelt project statusrapporten is afhankelijk van de tijdlijn van uw project. Sommige projecten profiteren van de wekelijkse rapportage, terwijl anderen alleen moeten worden bijgewerkt een keer per maand. Plan uw project rapporten zo vaak als is nuttig voor uw stakeholders. Deze moeten niet reactief zijn verslagen over dingen gaande slecht plaats, effectieve rapporten houd je team update over de voortgang van het project, of het project op schema, in gevaar, of naast de baan.
De voordelen van effectieve project rapportage
De rapportage is niet alleen iets wat je in het belang van het doen van het zou moeten doen. Effectieve rapportage heeft een verscheidenheid aan voordelen. Wanneer u correct te rapporteren over de status van het project, u effectief:
Blijf op de hoogte van de gezondheid project
Het ergste voor een project is wanneer je aankomt op het einde van de tijdlijn en beseffen dat je off track de hele tijd. Niemand vindt het leuk te worden overrompeld-en als project manager, bent u in staat gesteld om ervoor te zorgen dat uw team is zich bewust van uw gezondheid project te allen tijde.
Voortgangsrapportages zijn een manier om dat te doen zonder al te veel handwerk. Omdat deze rapporten mix samenvattingen op hoog niveau met een aantal belangrijke statistieken, iedereen heeft een gevoel voor de gezondheid van het project. En als het project op schema? U kunt snel en proactief te repareren-zodat u nog steeds uw deadline project hit op tijd en binnen budget.
Samenvatten voortgang van het project
Project statusrapporten zijn niet real-time rapportages. Deze rapporten zijn samenvattingen van wat er is gebeurd in de afgelopen week, twee weken of maanden van het project werk. Ze zijn een kans voor uw stakeholders op de hoogte blijven van hoe goed u zijn vasthouden aan deproject Plan .
Als u op zoek bent naar tips over hoe om te rapporteren over projecten in real time, kijk op ons artikel over universele rapportage tools voor elk team .
Verminderen handwerk
Naarmate het project manager, heb je al genoeg op je bord. Je hoeft niet ook uren per week of maand te besteden grijpen gegevens uit verschillende plaatsen. Project rapportage tools maken het gemakkelijk om al deze informatie op één plek te vinden, en het creëren van een project statusrapport met de klik van een knop.
Deel volgende stappen en actiepunten
Project statusrapporten dient uit te gaan naar uw project team, project sponsor, belangrijke stakeholders, en cross-functional teamleden. Doordat deze high-level rapporten, zijn ze geschikt voor iedereen die op de hoogte wil blijven van voortgang van het project.
Dit is de optimale manier om iedereen te laten weten wat er gebeurt, zonder het krijgen in de details. Als er belangrijke project volgende stappen of actie-items, delen ze hier zodat iedereen weet wat te verwachten.
Proactief identificeren blockers
Als uw project niet op schema, je status rapport laat anderen weten wat de vertraging is en wat je doet om eventuele blokkers op te lossen, zodat u kunt pronken met je pro-actieve benadering van het krijgen van dingen terug naar waar ze moeten zijn. Net als bij deProjectrisicobeheerproces, Proactieve rapportering van de status helpt u te identificeren en problemen overwinnen voordat ze van invloed op uw project tijdlijn.
Zeg maar dag tegen statusvergaderingen
De dag van de status van vergadering is voorbij. We weten nu deze niet effectieve manieren om uw tijd door te brengen. In tegenstelling tot face-to-face meetings, worden projectstatus rapporten gedeeld in een centrale tool die teamleden kunnen controlerenasynchroonwanneer ze willen. Ze kunnen verwijzen naar de informatie, of dieper in het project indien nodig. Sla uw face-to-face meeting tijd voor waardevolle bijeenkomsten zoals brainstormings of alle hens.
Voordat u melden: Combineer rapportage met effectief projectmanagement
Het grootste voordeel van de status van het project rapportage is dat het vermindert uw handwerk, centraliseert informatie, en maakt het gemakkelijk om iedereen up to date te houden. Als uw informatie is verspreid over meerdere gereedschappen, kun je niet effectief gebruik project rapportagesjablonen-je moet nog steeds handmatig deze Excel-spreadsheet en dat team e-mail om uw informatie te verzamelen te openen.
In plaats daarvan, zorg ervoor dat u gebruiktProjectbeheersoftwareals uw centrale bron van de waarheid. Met project management software:
Een centrale bron van waarheid, zodat de teamleden kunnen zien wie wat doet wanneer.
Kan gemakkelijk te visualiseren project informatie in eenGantt-diagram , Kanban-bord, Agenda of spreadsheet-stijl lijstweergave.
Maak statusrapporten met de klik van een knop.
Een plek bieden voor teamleden die het statusrapport lezen en meer informatie wilt kijken en de informatie vinden die ze nodig hebben.
Hebben toegang tot aanvullende informatie over het project, zoals uw projectplan,communicatie plan, Project doelstellingen, mijlpalen,verkrijgbaar, en meer.
Natuurlijk denken we Udn taakmanager is een goede optie.Udn taakmanageris eenWerkbeheersingstooluw hele team kan gebruiken. Uw cross-functionele medewerkers hebben behoefte aan een manier om het verleden statusrapporten te bekijken. Uw belangrijkste stakeholders behoefte aan een bird's eye view van het gehele programma of project portfolio management vooruitgang. En uw teamleden hebben behoefte aan een manier om de individuele werk tijdens het hele traject te volgen.
8 stappen om een groot project statusrapport schrijven
Dus, hoe ga je over het doen van status van het project rapporten? Zorg ervoor dat u een duidelijke structuur kunt u consequent te gebruiken voor al de status van toekomstige rapporten. U moet ook ervoor zorgen dat overeenkomt met uwProject Briefom het rapport bij het onderwerp te houden.
Volg deze handleiding om te begrijpen wat er in uw status van het project rapport wilt opnemen, en kijk als we elke stap in de praktijk met een voorbeeld van een werknemer Tevredenheid project.
1. Bouw uw rapport, waar werk levens
Voordat u het rapport op te bouwen, zorg ervoor dat u al uw werk bijhouden van informatie in een project management tool. Op die manier hoef je niet handmatig hoeft te grijpen informatie van een groot aantal bronnen-plaats daarvan kun je handmatig werk te verminderen en een rapport met een paar klikken.
Te beginnen met een project management tool maakt het eenvoudig om vast te leggen afhankelijkheden en note aanstaande taken, zodat je nooit overrompeld over uw gezondheid project.
2. De naam van uw rapport
Een geweldige optie is om gewoon de naam van het project te gebruiken voor de duidelijkheid. Als u de rapportage over dit project regelmatig, moet je ook een datum of timestamp.
Voorbeeld project titel van het rapport:Februari 2020 - Medewerkertevredenheid initiatief
3. Geef gezondheid project
De gezondheid project is de huidige status van het project. Project gezondheid kan veranderen van verslag aan verslag, vooral als je in de blockers of deblokkeren groot projectrisico's. Zoek naar eenProject Management Tooldie u toelaat om de status van het project te communiceren en of het op de rails. Een manier om dit te doen is een systeem met kleurcodering (groen = op het goede spoor, geel = in gevaar, rood = off track) te gebruiken.
Voorbeeld gezondheid project update:Status van het project ligt op schema.
4. Snel overzicht van de stand van zaken
Uw projectstatus samenvattend verslag moet kort-ongeveer 2-3 zinnen. Het doel is hier om de lezers die geen tijd hebben om het volledige rapport een snelle TL gelezen kunnen hebben geven, DR van de belangrijkste feiten.
Dit is het eerste deel van het rapport, dus het is de beste plek om:
Inclusief hoogtepunten
Vlag grote blockers
Let op onverwachte projectrisico's
Voorbeeld statusrapport samenvatting:Onze resultaten van de enquête zijn in en worden beoordeeld. Op het eerste gezicht, zien we 80% tevredenheid van de medewerkers, een stijging van 3 punten uit de laatste enquête. De Engagement Comité werkt samen met het executive team op welke nieuwe betrokkenheid initiatieven te implementeren in onze belangrijkste doelgebieden, die carrière groei en transparantie bevatten.
5. Voeg een high-level overzicht van elke kerngebied
Afhankelijk van uw project, kan uw belangrijke gebieden variëren van rapport te melden, of ze kunnen consequent blijven. Bijvoorbeeld, in eenAgile projectdat voortdurend te verbeteren, zou je waarschijnlijk gebruik dynamische kerngebieden dat de dingen die je team werkte tijdens de laatste sprint te dekken. Als alternatief voor een evenement planning project, zijn er een bepaald aantal belangrijke gebieden die u altijd willen ingaan op, zoals promotie, aanmeldingen, en luidsprekers.
Voor elk belangrijk gebied in het statusrapport, voeg een paar bullet points dat een update over de voortgang, prestaties, en aanstaande werk.
Voorbeeld high-level overzicht van een belangrijk gebied:Resultaten van de enquête
70% van de werknemers nam het tevredenheidsonderzoek.
Onze algemene tevredenheid classificatie is 80%.
Slechts 57% van de werknemers meldt een duidelijk pad naar loopbaanontwikkeling, een daling van 5% ten opzichte van de vorige enquête.
41% van de werknemers vermeld transparantie als de nummer een verbetering zij graag zou willen zien.
6. Links naar andere documenten of middelen toe
Terwijl je elk klein detail over hoe uw project zal niet moeten omvatten, zullen sommige mensen willen meer weten. Voor belanghebbenden die op zoek zijn naar meer diepgaande informatie, links naar documenten of bronnen. Dit kan meer specifieke informatie over het project, zoals links naar behorenspecifiek project mijlpalenOf de bredere gevolgen van het werkstuk, bijvoorbeeld een verwijzing naar dezakelijke doelenhet project is bij te dragen aan.
Voorbeeld:Voeg een link toe aan de medewerkerstevredenheidsonderzoek, evenals naar de grotere bedrijf okrrond toenemende werknemersbetrokkenheid in de loop van het fiscale jaar.
7. Flag elke blokkers Het project is ingetrokken
Alle projecten lopen in RoadBlocks. Deze kunnen komen in de vorm vanProjectrisico's, onverwachte stijgingen naar debegrotingof vertragingen die van invloed zijn op deproject tijdlijn. Stakeholders in de lus houden wanneer problemen ontstaan, zullen iedereen helpen bij het blijven op schema.
Voorbeeld Roadblock:Het Executive-team wil resultaten bekijken voordat het engagementcomité weer bijeenkomt, maar zal dit nog eens drie weken niet kunnen doen. Dit zal onze algehele projecttijdlijn uitstellen.
8. Markeer volgende stappen
Deze kunnen een lijst met volgende stappen bevatten, een pluim die u iemand wilt geven, of iets anders dat u wilt markeren.
Voorbeeld:Bedankt Sarah A. Voor het verzenden van meerdere communicatie naar werknemers die hen aanmoedigen om deel te nemen aan de enquête!
Sjabloon voor het maken van uw projectstatusrapport
Om snel alles wat u heeft geleerd in het vorige gedeelte te gebruiken, kunt u uw volgende projectstatusrapport schrijven met behulp van deze eenvoudig te vullende sjabloon:
Rapportnaam:
Projectgezondheid:
Overzicht:
Sleutelgebied 1: Overzicht op hoog niveau
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Sleutelgebied 2: Overzicht op hoog niveau
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Sleutelgebied 3: Overzicht op hoog niveau
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Specifieke details over vooruitgang, prestaties en aankomend werk.
Aanvullende informatie en links:
Blokkering:
Extra opmerkingen of hoogtepunten:
Voorbeeld Projectstatusrapport
Hoewel een how-to guide informatie over het schrijven van projectstatusrapporten nuttig is, kunt u soms een real-life-voorbeeld zien om echt te zien wat uw eigen update eruit zou kunnen zien, toch? We dachten dat je het daarmee eens was, dus hier is een voorbeeld dat je misschien nuttig vindt:
Rapportnaam:EBook-lancering
Project status:Op het goede spoor
Overzicht:
Grote vooruitgang deze week! We zitten nog steeds in de conceptfase, maar Avery Lomax zal deze week een onderwerp kiezen. Inhouds- en ontwerpteams staan voorbij en klaar om te beginnen zodra we het ga je gang geven.
Concept:
Planningsteam ontmoette om een algehele onderwerp te bespreken
We hebben drie definitieve ideeën en kiezen er een op vrijdag
Een korte is het gevolg van het contentteam de volgende donderdag
Inhoud:
Het inhoudsteam is klaar om te beginnen met het schrijven van kopie zodra het idee is voltooid
Ze verzamelen pertinente bedrijfsinformatie die moet worden opgenomen
Ontwerp:
Ontwerp beoordeelde vijf eBook-voorbeelden om de stijl te bepalen die ze leuk vonden
Ze zullen de volgende dinsdag een sjabloon kiezen
Extra opmerkingen of hoogtepunten:
Jen is volgende week helemaal niet op kantoor
Bedankt aan Henry voor het geneffen van een enorme lijst met onderwerpen voor ons om uit te kiezen!
Problemen / uitdagingen:
De deadline van het e-boek is strak, zoals we allemaal weten. Het is van cruciaal belang dat we allemaal in onze projectmanagementtool werken om iedereen georganiseerd en op het goede spoor te houden. Bedankt!
Stroomlijn rapportage met een werkmanagementtool
Het bovenstaande rapport is duidelijk en gemakkelijk te volgen. Door dit rapport in een werkmanagementtool te bouwen zoalsUdn taakmanager, U kunt elke sectie automatisch invullen, maar de samenvatting. Dit is wat het bovenstaande rapport eruit zietUdn taakmanager :
Projectstatus Meldt de beste praktijken
Nu weet je wat in je status project rapport op te nemen, is het mogelijk nog een paar aanvullende vragen. Als u maakt statusrapporten voor uw project, zal deze best practices helpen een winnende-update te formuleren.
Hoe vaak moet u het verslag uit?
De frequentie waarmee u project updates te sturen is afhankelijk van het type project dat u uitvoert. Als uw project heeft een kort tijdsbestek, of als dingen snel bewegen, gericht op de wekelijkse projectstatus rapporten te sturen. Als alternatief, als het initiatief u meldt op is een lange termijn project, heb je waarschijnlijk alleen maar hoeft te tweewekelijks of zelfs maandelijkse rapporten te sturen. Het belangrijkste is ervoor te zorgen dat belanghebbenden van uw project up-to-date.
Wanneer u een project rapportage tool, kunt u een taak voor jezelf om altijd te sturen statusrapporten op een bepaalde dag per week in te stellen. Deze terugkerende herinneringen maken het gemakkelijk om belanghebbenden op de hoogte houden, of je wekelijks status updates of maandelijkse voortgangsrapportages verzendt. Hoe dan ook, stakeholders beginnen om je updates verwachten, die minder frequent check-ins van hen betekent (plus ze zullen waarderen altijd om in de lus).
Door het verzenden van periodieke verslagen, kunt u meerdere vergaderingen in verband met een project (we weten allemaal vermijdenonnodige vergaderingen hebben hun eigen reputatie). Sla de check-in vergaderingen en sla uw tijd voor belangrijkere werk.
Bij wie moet je nemen?
Het hangt af van het project en die betrokken is, maar meestal van plan om een update te sturen naar elke stakeholders werken aan uw project. Je moet een stakeholderanalyse-een overzicht van alle belanghebbenden, sponsors en teamleden-gedurende het project planningsproces hebt gemaakt, maar verwijzen naar uwproject Planals je niet zeker bent.
Zelfs als statusrapport van die week heeft geen invloed op een bepaald lid van het team, moet u nog steeds delen met iedereen. Het is belangrijk voor iedereen om een overzicht op hoog niveau te hebben. Teamleden die geen behoefte hebben om het rapport in de diepte te beoordelen kunt uw samenvatting sectie snel romen, terwijl anderen die meer betrokken kunnen duiken in de details die u heeft opgegeven.
Hoe gedetailleerd moet je krijgen?
Een status van het project rapport moet niet bieden elk klein detail. Laat het werk vertellen het verhaal, jij bent gewoon informatie curating en het toevoegen van een beetje kleur. Denk aan een project statusrapport als een top line boodschap alleen de belangrijkste onderdelen van uw project dat de meeste van stakeholders beïnvloeden, moeten worden opgenomen.
Je moet altijd aangeven of het project op schema, in gevaar, of naast de baan, geef een korte samenvatting van wat er compleet en wat is aanstaande, dan verwijzen naar andere hulpmiddelen voor mensen die willen meer informatie.
Waar moet u uw project statusrapport te schrijven?
De beste manier om ontwerpen en status delen updates is met eenWerkbeheersingstool. Kijk voor een instrument dat geeft een overzicht van uw project, zodat uw team heeft een centrale bron van de waarheid voor alle project-gerelateerd werk. Op die manier, in plaats van het managen van projecten inspreadsheets, Je kunt houden all-status updates, project slips, key deliverables en belangrijk project mijlpalen-op één plek. Uw rapporten gemakkelijk deelbaar zijn, en belanghebbenden kunnen terugkijken op eerdere rapporten op elk gewenst moment, het vermijden van e-mail overbelasting van uw kant.
Verpakking uw project up: een samenvatting van uw werk
De status rapporten die we hebben gesproken over zijn altijd tijdens een project gestuurd om iedereen op de hoogte te houden. Echter, zodra het project klaar is, is het slim om uit te zenden een samenvattend eindverslag. Denk aan dit als demanagementsamenvattingvoor uw project. Dit is uw kans op het aanbod van stakeholders een wrap-up van het project. Gebruik het om officieel sluiten het uit.
Nogmaals, het is een overzicht op hoog niveau, maar in plaats van met inbegrip van updates en statussen, vindt u een samenvatting van hoe het totale project ging bieden. Hier zijn een paar vragen te beantwoorden in een samenvatting van het project rapport:
Wat waren de doelstellingen van dit project en werden zij ontmoet?
Werd het project op tijd en binnen het budget (indien van toepassing)?
Welke successen moet worden benadrukt?
Welke uitdagingen hebben we tegenkomen?
Wat kunnen we van dit project lerenom ons te helpen op toekomstige projecten?
Houd iedere belanghebbende op schema met statusrapporten die zichzelf schrijven
Als u op zoek bent naar over-leveren op uw volgende project, probeer dan het verzenden van project status updates. Ze houden u productief, efficiënt en verantwoordelijk, terwijl het geven van iedereen een snelle (en boeiende) kijken naar wat er gebeurd is.
Gebruik de middelen die we hebben geleverd aan rapporten die net genoeg informatie zonder duiken te veel in detail te creëren. Zoek een project management oplossing, zoals Udn taakmanager Dat heeft functies die specifiek zijn ontworpen om te helpen met statusrapporten. Je bespaart tijd en is zo georganiseerd mogelijk.
